チームは育つ。人事ファイルは増えない。
ホテル向け人事ソフトウェアとは、シフト表の背後にある従業員レコードです：契約時間、ロール、スキル、資格、休暇残高を1か所にまとめ、承認済み時間からの給与計算準備と、部門責任者向けのパフォーマンス・スキル管理を備えます。HotelCadence は従業員1人につき1つのレコードを保持し、スケジューラーはシフト案を作る前にそのレコードを読みます。実働時間、手当、休暇は月の間に積み上がるため、給与計算準備は確認作業になります。シフト対象従業員1人あたり月額US$6から。
HotelCadenceはホテル向けの人員管理ソフトウェアです。宿泊管理システムにすでに入っている予約を読み取り、各部門の忙しさを1時間単位で予測し、それに合わせてシフトを作成し、勤務時間を記録して給与計算の準備をします。すべてのシフトは部門長が承認します。料金はスケジュール対象の従業員1人あたり月額US$6から。
シフト表は、見えないルールを守ることができません。
ほとんどのホテルでは、従業員ファイルは人事システムかキャビネットにあり、シフト表はスプレッドシートにあって、両者が出会うのは月に一度、給与計算担当が「なぜ臨時スタッフが56時間働いたのか」と尋ねるときだけです。契約時間、休息ルール、3月に期限切れになったライフガード資格、育児休業中のプール係。いずれもシフト表が火曜日に知っておくべき制約条件なのに、土曜日になって判明します。
このギャップが、手の届く果実の人事側です。ホテルは新しい設備やセルフチェックインに投資する前に、今いるスタッフを正しい時間に配置できます。その方法の第5ステップは、スキル、契約、希望、コストに基づいてシフトに人を割り当てることです。それが機能するのは、スケジューラーが読むレコードが人事が管理するレコードと同じ場合だけです。サービス水準を保ちながら人件費を削減する5ステップの方法をお読みください。
シフト表が読む、1つのレコード
従業員レコード
連絡先、チーム、ロールと権限、契約種別と契約時間、有効期限付きのスキルと資格を、1人につき1つのプロフィールに、施設ごと・部門ごとにまとめます。
休暇・欠勤
申請、残高、病欠を1か所で管理。シフト表は誰が出勤可能かを常に把握し、月曜日に回答した休暇申請は土曜日のシフト案に反映されます。
スキル・資格管理
能力、資格、多能工化を1つの画面で。ギャップはシフト表に届く前に表示され、スケジューラーのスキル制約条件はそれに合わせて更新されます。「チームを育てる」パッケージに含まれます。
パフォーマンス管理
従業員1人ひとりの全体像を、9ボックスマトリクスとともに。部門責任者が将来のスーパーバイザーを見つけ、より強いチームを作るのに役立ちます。「チームを育てる」パッケージに含まれます。
従業員アプリとソーシャルハブ
シフト、交代、申請、チームのニュースフィードを Android と iOS で。施設全体、チーム、個人とのチャットも使えます。スタッフはシフトを確認する場所で人事からの連絡を読みます。
ロールと権限
誰がシフトを作り、誰が承認し、誰が閲覧するかを施設ごと・部門ごとに定義できるため、リージョンの人事ディレクターとレストランのスーパーバイザーがそれぞれ必要なものを見られます。
引き渡しの前に正しくなっている時間
- 1
月の間に
打刻は予定されたシフトに対して記録されます。休憩、丸め、深夜・祝日の割増、残業は HotelCadence が各シフトの進行中に計算します。取得した休暇は当日中に残高から差し引かれます。
- 2
確認して締める
部門責任者は一致したシフトを一括承認し、例外を処理します。期間を締めると時間がロックされ、財務が見る数字は引き渡し後に動きません。
- 3
引き渡す
承認済みの時間と手当は給与計算連携を通じて給与計算システムへ流れ、部門またはコストセンターに計上されます。HotelCadence は時間を準備し、給与の支払いは御社の給与計算プロバイダーが行います。
給与計算連携は「接続して舵を取る」パッケージから含まれます。HotelCadence は給与計算の実行や送金は行いません。各パッケージの内容は料金ページをご覧ください。
資格の期限切れ、3つの行方
あるリゾートは2つのプールを運営し、法律でプールごとに有資格のライフガード1人以上の常駐が義務付けられています。ライフガード1人の資格が6月14日に期限切れになります。
| レコードのある場所 | 6月15日に起きること |
|---|---|
| 人事キャビネットまたは別の人事システム | シフト表にはそのライフガードが引き続き勤務として表示されます。ギャップは監査または事故の際に発見されます。 |
| エグゼクティブハウスキーパーが管理するスプレッドシート | 今月その列を確認したかどうか次第です。発見が遅れることのほうが多く、残業で穴埋めします。 |
| HotelCadence の従業員レコード | 5月に有効期限アラートが送られています。6月15日以降、スケジューラーはそのライフガードを有資格シフトに配置せず、シフト案には埋めるべきギャップが表示されます。 |
計算例です。同じ仕組みが、料飲（F&B）の食品衛生資格、警備の免許、救急対応の要員、制約条件にしたあらゆるスキルに適用されます。
離職は、姿を変えたシフト作成の問題
ホテルスタッフが辞める理由は予測できます。シフト表の公開が遅い、希望が無視される、終わらない残業、次のロールへの道筋がない。いずれも、シフト作成システムがすでに持っているデータの中に見えています。シフト表が守る休暇残高、最適化エンジンが尊重する休み希望、毎月測定される残業、誰がスーパーバイザーのシフトに就く準備ができているかを示す9ボックス。これらは定着のためのツールであり、シフト表と同じ画面にあります。
だからこそ人事レイヤーは最後のパッケージなのです。「日々を回す」と「接続して舵を取る」で時間を正しくします。「予測して自動化する」でその時間を需要曲線に乗せます。「チームを育てる」で、削減を可能にする人材を引き留めます。料金ページで4つのパッケージを比較してください。
ホテルの人事ディレクターからよくいただく質問
ホテル向け人事ソフトウェアは何をしますか？
従業員1人につき1つのレコードを保持し、契約時間、ロール、スキル、資格、休暇残高を記録し、そのレコードをシフト表、勤怠管理、給与計算準備から利用できるようにします。HotelCadence ではスケジューラーがシフト案を作る前にレコードを読むため、スケジューラーは契約、休息、資格のルールを制約条件として扱います。
HotelCadence は当社の人事システムを置き換えますか？
専用の人事システムがないホテルでは、HotelCadence が従業員レコードになります。基幹の人事システムを持つチェーンでは、シフト表に必要な運用プロフィールを保持し、承認済みの時間を給与計算へ送ります。契約と個人情報のマスターは人事システムのままです。オンボーディング時の連携監査でその分担を確認します。
給与計算準備はどのように機能しますか？
時間、休憩、割増、残業、休暇は、予定シフトに対する打刻から月の間に積み上がります。部門責任者は一致したシフトを一括承認して例外を処理し、期間を締め、承認済みの時間は手当とともに給与計算システムへ流れます。HotelCadence は給与計算を実行しません。
シフト表は休暇と資格を見られますか？
はい。休暇残高、承認済みの欠勤、契約時間、資格の有効期限は、最適化エンジンが起案前に確認する制約条件です。期限切れの資格があると、その人はその資格を必要とするシフトから外され、シフト案には埋めるべきギャップが表示されます。
どのパッケージに人事機能が含まれますか？
休暇・欠勤、ロールと権限、従業員アプリはUS$6の「日々を回す」に含まれます。給与計算連携はUS$7の「接続して舵を取る」からです。パフォーマンス管理、スキル・資格管理、ソーシャルハブは、シフト対象従業員1人あたり月額US$9の「チームを育てる」に含まれます。
従業員データはどこでホスティングされますか？
標準ではシンガポールで、パートナーシッププランのチェーンにはリージョン別のデータレジデンシーの選択肢があります。宿泊管理システムとの接続は読み取るだけで、そこにあるものを変更することはなく、ゲストの決済データには一切触れません。